Speicherkraft OptiMail

DIE WORKFLOWLÖSUNG FÜR IHR E-MAIL POSTFACH!​

Schluss mit dem Chaos in Ihrem Posteingang! Mit Speicherkraft OptiMail und M-Files organisieren Sie Ihren digitalen Posteingang und die zugehörigen Prozesse im Handumdrehen. 

Kennen Sie das Problem verloren gegangener E-Mails, Dokumente und Informationen? Fällt es Ihnen schwer, den Überblick über globale Postfächer zu behalten, die von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden? Fehlen Ihnen transparente und revisionssichere Prozesse? Wir bringen Struktur in die Verarbeitung und Verteilung von Informationen in Ihrem Unternehmen. 

Speicherkraft OptiMail überwacht Ihre globalen Postfächer vollautomatisch, klassifiziert E-Mails aufgrund ihres Inhaltes, stellt Metadaten & Co automatisiert zur Verfügung und übergibt diese den zugehörigen Workflows und zuständigen Mitarbeitern in M-Files. 

Neben E-Mails können die unterschiedlichsten Dokumententypen, die beispielsweise über einen Scanner den Weg zu OptiMail finden, durch die automatisierte Klassifizierung dem zugehörigen Workflow bzw. Personen übergeben werden. 

Gleichzeitig werden Ihre Daten revisionssicher archiviert – nichts geht mehr verloren und alle Informationen sind in M-Files jederzeit einfach wiederzufinden. 

All dies ist vollkommen ortsunabhängig möglich. Dank Desktop Client, Web Client und Smartphone App arbeiten Sie im Büro, im HomeOffice oder auch unterwegs mit M-Files immer effizient und sicher. 

So Funktioniert es:

1. Eingehende E-Mails

Speicherkraft OptiMail holt die eingehenden E-Mails der gewählten Postfächer ab und klassifiziert diese anhand hinterlegter Regeln. 

2. Zuordnung in M-Files

Im Anschluss werden je nach Klassifizierung die Informationen sowie die zugehörigen Metadaten den jeweiligen Workflows bzw. Personen in M-Files übergeben. Gleichzeit werden alle Daten revisionssicher archiviert. 


Wie nutzen andere Speicherkraft OptiMail?

Die häufigste Verwendung findet Speicherkraft OptiMail in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Oft gibt es hierzu auch ein eigenes Postfach (z.B. invoices@yourcompany.com). Eingangsrechnungen werden aus dem Postfach abgeholt, alle Informationen / Metadaten in einem dazugehörigen .xml hinterlegt und in M-Files importiert. Dort werden die Rechnungen den entsprechenden Lieferanten zugeordnet und wenn vorhanden auch die logische Verknüpfung mit Bestellungen, Lieferschienen & Co hergestellt. Durch die individuellen Freigabe-Workflows verlieren Sie nie den Überblick über den Status Ihrer Eingangsrechnungen.

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