EIN NEUER, VISIONÄRER ANSATZ FÜR DAS MANAGEMENT VON INFORMATIONEN IST DA!
Die Zukunft von ECM
Was wäre, wenn es keine Rolle spielen würde, welches System die Information erzeugt hat und wo sie gespeichert wurde? Stellen Sie sich vor, wie einfach Informationen nach ihrem Wert und ihrer Wichtigkeit organisiert und verwaltet werden könnten.
Die Zukunft des Enterprise Content Management ist da.
Kurze Videos sagen mehr als viele Worte…
M-Files ist in der Lage, Ihre gesamten Unterlagen, Projekte und Geschäftsabläufe zu verwalten, und bietet darüber hinaus Schnittstellen zu anderen intelligenten Geschäftsanwendungen wie z. B. SharePoint, Salesforce und SAP. So finden Sie unabhängig vom eingesetzten System immer alles, was Sie suchen.
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Gartner stuft M-Files erneut als Visionär ein
Laut Gartner sind Content Services-Plattformen die nächste Stufe des Enterprise Content Managements und stellen einen Wechsel von eigenständigen Systemen und Repositorys hin zu offenen Services dar.
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Zu viele Informationssilos
Die Verwaltung von wichtigen Informationen ist komplexer als jemals zuvor. Die Informationsmenge explodiert bildlich gesprochen. Die Informationen sind zudem verteilt über eine Vielzahl an Systemen oder verstreut über diverse Laufwerke. Dies erschwert die Suche und Kontrolle ungemein. Unterschiedliche Benutzeroberflächen machen es Nutzern schwer und beeinträchtigen die Produktivität. Zusammengefasst ist die Informationslandschaft in den Unternehmen ein Chaos, zu kompliziert und der Betrieb frisst unnötige IT-Ressourcen. Je größer das Unternehmen, um so schlimmer ist es.
Kommt Ihnen dies bekannt vor? Dann lesen Sie weiter und lernen Sie einen neuen Ansatz für ECM kennen, der alle diese Probleme löst.
Noch ein ECM-System kann nicht die Antwort sein
Unternehmen haben oft schon mehrere Systeme zum Informationsmanagement. Das Spektrum reicht von gemeinsamen Netzwerkordnern, über vollständige ECM-Lösungen wie OpenText oder Documentum bis hin zu File-Sharing-Lösungen wie Box and Dropbox. Einige sind On-Premises, andere in der Cloud. Je größer das Unternehmen, je mehr Systeme sind zu finden. Einfach noch ein weiteres Repository hinzuzufügen, würde die Lage folglich nur verschlimmern.
Was wäre, wenn es nicht nur möglich wäre, Informationen einfach über alle Systeme hinweg zu finden, sondern Informationen überall anzureichern und wiederzuverwenden – ohne dabei die bestehenden Systeme und Prozesse zu ändern?
In diesem Whitepaper erfahren Sie mehr über einen völlig neuen, Repository-unabhängigen Ansatz für ECM, mit dessen Hilfe Sie diese Herausforderungen meistern. Whitepaper herunterladen
Entfesseln Sie Innovationen in Abteilungen und Teams und optimieren Sie gleichzeitig bestehende IT-Investitionen
Die Wahl für ein ECM-System wird typsicherweise zentral bzw. top-down getroffen und verlangt nach Änderungen in der Organisation und den Prozessen. In bestimmten Bereichen und Abläufen sind Veränderungen jedoch sehr schwierig umzusetzen.
So verhindert eine mangelnde Veränderungsbereitschaft oftmals Innovationen, die im Kleinen entstehen. Wie wäre es, wenn einzelne Abteilungen oder kleine Arbeitsgruppen, wie beispielsweise die Rechtsabteilung, die Buchhaltung oder HR, bestehende Informationen wiederverwenden und erweitern könnten, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören? Dies ist jetzt möglich!
Keine Migration von Daten notwendig
Datenmigration war bislang der größte und unangenehmste Stolperstein, wenn eine neue ECM-Lösung eingeführt werden sollte. Wie transferiert man seine bestehenden Daten in das neue System? Der Prozess ist schwierig, zeitaufwendig und teuer. Wie wäre es, wenn Sie nichts migrieren müssten? Jetzt können Sie darauf verzichten!
Zu viele Benutzeroberflächen
Herkömmliche ECM-Lösungen haben ihre Versprechen nicht erfüllt. Die – leider allzu oft richtige – Wahrnehmung der Nutzer ist, dass ihre Nutzung komplex und schwer zu erlernen ist. Mit jedem neuen System kommt noch eine unterschiedliche Benutzeroberfläche hinzu, die erlernt werden will. So beginnen viele Nutzer verständlicherweise damit, um die Systeme herumzuarbeiten, und erzeugen so noch mehr Chaos. Wäre es nicht sehr viel besser, wenn Informationen in verschiedenen Systemen über eine einheitliche Oberfläche zu nutzen wären, die so vertraut ist wie Windows? Diese Oberfläche ist nun da!
Was statt Wo
Bei alten ECM-Systemen geht es immer darum, wo eine Information abgelegt wird – in welchem Ordner, in welcher Bibliothek, auf welche Site? Und mit jedem neuen System wird das Problem exponentiell größer. Im neuen Ansatz für ECM ist der Ablageort vernachlässigbar. Was zählt, ist der Kontext der Information und wie relevant sie für die aktuelle Aufgabe ist. Das neue ECM ist dynamisch und personalisiert: Informationen werden für unterschiedliche Rollen, Teams und Nutzer unterschiedlich angeboten. Es ist intuitiv, jeder weiß, woran er arbeitet. Wo es abgelegt wird, kann der Nutzer getrost vergessen.
Eine Brücke zwischen Kernsystemen und Inhalten
Traditionell sind ECM-Systeme fokussiert auf die Verwaltung von Dokumenten und anderen Inhalten wie Verträge, Angebote, Rechnungen usw. die zusammengefasst als unstrukturierte Informationen bezeichnet werden. Die strukturierten Informationen aus Kernsystemen wie CRM, ERP und HR können der entscheidende Schlüssel zur Verwaltung der unstrukturierten Informationen sein. Der neue ECM-Ansatz verbindet die strukturierten Informationen aus dem Kernsystemen mit der Fülle an Dokumenten und anderen unstrukturierten Informationen zu einem 360-Grad-Blick auf die Information. Egal, welches System Sie nutzen, Sie finden, was Sie brauchen.
Die intelligente Metadatenschicht
Die neue Generation an ECM-Systemen ist sehr viel mehr als nur ein Ort, wo Informationen gelagert und verarbeitet werden. Sie nutzt eine offene Architektur, die die bestmöglichsten Ansätze für Analytics, Natural Language Processing (NLP) und Machine Learning verbindet. Ein neuer, leistungsfähiger, auf Metadaten basierender Ansatz erzeugt einen Intelligent Metadata Layer (ILM). Eine Zwischenschicht, die unterschiedlichste Systeme und Datenablagen auf Basis des Kontextes vereinheitlicht. Dabei bleiben Informationen am angestammten Platz, bestehende Prozesse und Systeme ungestört. Informationen werden automatisch klassifiziert und organisiert. Das System passt sich an und optimiert sich mit der Zeit auf der Basis von Kennzahlen und des Nutzverhaltens immer weiter.
Dieser neue Ansatz für ECM ist einfach, dynamisch flexibel und smart. M-Files ist Vorreiter für dieses Konzept.